まだまだコロナ禍の影響が多い２０２３年。
とはいえ、イベントは平常化しつつあります。
勿論、直前でやむを得ないキャンセルなどもありますが、少しずつ増えてきているイベント。
見る活用はもちろん大事なのですが、会食さえなければ自分で開くことも可能。
またZoomなどで企画を立ち上げてオンラインですることも可能になっています。
今日は「主催」のお話。

学生時代や、社会人サークルなど「主催」を経験している方にとっては今更の話なのですが、「主催」は慣れてる人に回ってくることが多い為、未経験者は未経験のままになりがちだとききます。
しかし、展示にせよ企画発表会にせよ、主催側での用意や注意点が分かると、地味に、参加者としても工夫できる場面が多くなります。また、主催側とすれば、そういった経験をもつ参加者には助けられる部分が多い為、注目がいきます。
規模によって用意・準備は違う部分もありますが、ざっくりとみれば同じです。

イベント主催に大事なことリスト

〇開催理由・目的をはっきりさせる
……例えば情報交換の会だとして、何目的なのか（技術OR営業＆交流なのかとか大目的を決める必要があります。）
〇イベントのタイプを決める
……交流型なのか参加型なのか講義型なのか。此処が大切で、タイムテーブルのほとんどもこれで決まります。
〇参加者（方向性）を決める……講師やゲストが必要なのか、観客が必要なのか、参加＝登壇者になるのか。上と連動しますが、此処まで決まれば後はそれぞれフォーマットがあります。

〇予算・日時・会場（オンラインORオフライン）の確定……上でフォーマットと言いましたが、大きくは収益を出すイベントなのか、出さないイベントなのか。負担をする人間が誰かというフォーマットです。
例えば交流型であれば、全員が負担する方式になるでしょう。そのうえで、登壇する者が全員ならば謝礼は要りませんが、講師やゲストを呼ぶ場合は謝礼が必要になってくるので予算は変わります。また「観客」いわゆる「客入り」が必要な場合はその集客により（有料であれば）負担が変わるので、その戦略や、最終的にいくらまで払えるか（こちら側が負担できる予算）でおおよその場所や規模が決まります。

＊　＊　＊　＊　＊　＊　＊
次にするべきことのリストです。
・最低限の人員確保⇒日程の確定

会場の確保が最初という人も多いのですが、大切なのは最低限の人員です。
オンラインオフライン関係なく、指標として持つのは、最低限の仲間（誰も参加しなくても参加してくれる人）だと私は思っています。
特に練習で小さくイベントを作るときは此処が重要です。どんなに小さなセミナーでも開くノウハウを獲得するために「開く」しかない……経験を積むのに、０参加のままでは積めないため、まずそのメンバーを確定し、そのメンバーから日程を立てることをお勧めします。
また協力者を確保します。これは、特にコロナ禍では必須だと思っています。
主催が倒れたとしても回る様に、代打を頼めるメンバーを引き入れておきましょう。
それができない場合は中止の際のパターンを先に構築しておきます。

・会場を考える（仮確保する）

オンラインにせよオフラインにせよ舞台は必要です。
どの場所でやるかをきめて、確保しましょう。
リアルの場合は、交通の便が一番のかなめになってきます。参加者が迷って開始が遅れると全体に響きます。また実際に行ってみないと分からないことが多く、特に荷物等が必要な展示会では、搬入含めた導線のチェックはマストです。
エレベータ・エスカレーターのあるなしなども含め、あるいは終わった後の宅急便手配（近場でない場合業者に頼むことも考えて）など確認しましょう。飲食アリの場合は、コロナ禍なので対策はますます厳しくなります。
お店やホテルの宴会場……慣れているところを第一に探しましょう。

・当日のタイムテーブルを作る
・備品・チェックリストを作る・役割を分担する

タイムテーブルを作ります。
オンラインでもオフラインでも、「休憩時間」や「開始までのバッファ」が必要です。
質問や交流の時間なども含めてどのくらいになるのか見ましょう。
此処まで分かったら会場を「確定」します。
予約からキャンセルがきくまでの長さは場所により違います。
仮確保後、確定までに詰められるだけ詰めましょう。
プロジェクターやホワイトボード、椅子、机……何があってないのか、確認も必要です。スポンサーを付ける場合は、この段より前にスポンサー探しに動きます。
今回は小さなイベントということで、持ち寄りか、参加者から出すパターンをベースに描いていきますが、スポンサー探しの場合は手前に「企画書」が必要なくらいです。後はそこまで変わりません。

・締切を決めて告知する

速い段階で告知してもかまいませんが、此処まで決まってからの集客の方が気は楽です。また上限がいる場合はそこもふくめて「一番来て欲しいターゲット」から順に声をかけていきます。
告知方法はSNSやホームページ、直接のDMなど色々ありますが上で「最低限の確保」さえできていれば後は伝えるだけです。
主催の大きな仕事は、実は「当日前までの準備」。当日の進行は、タイムテーブルがあり、最低限の段取りができていれば大丈夫。もちろんイベントによっては、進行をしっかりする必要がありますが、「司会進行」の係をたててもかまわないのです。
主催＝進行を現実的にまわすものであって、主催＝前でしゃべる人ではないので、当日はむしろフロントに立たず、イレギュラーなことがおきたときに対応できるよう、フリーでいられるよう配置するとスムーズにいきます。

『主催』をやってみよう

ざっくり必要なことを纏めてみました。
まずは小さくてもイベントごとを開催してみてはいかがでしょうか。
そして大事なのは、その後反省改善点を見つける、たりないものを考えること。
どんなイベントでも、同じようにことは回るので、主催の視点を持てば、さまざまな場面で役だちます。実は撮影現場での仕切りもイベントの仕切りと変わりません。
趣味のことからでもできる小さな実験……試してはいかがでしょうか。
シンプルに飲み会でもいいのですが、タイムテーブルと規模のそれなりにある状態でやると、「当日だけで何とかすることができない」ため、段どりに気を遣うようになります。練習としては、できれば８名以上、簡単なレンタルルームなどを借りての勉強会スタートなどをお勧めします。
ぜひ試してみてください。